Cómo armar salas para reuniones online: 3 consejos
Sí, todos lo sabemos, la virtualidad es mejor y es mucho más cómoda. Por más que algunos jefes anticuados y chapados a la antigua quieran sostener la idea de la presencialidad como algo sagrado, los datos y la información a la mano hablan de lo contrario. Cada nuevo estudio alrededor del tema demuestra que la gente es incluso más productiva trabajando desde casa. ¿Quién pudo haberlo pensado? ¿Acaso las largas horas yendo a la oficina temprano a la mañana y volviendo tarde a la noche no contribuían a tener trabajadores más felices? 😛
Pues no, afortunadamente no es así. Además, muchos trabajos modernos no se justifican presencialmente. ¿Qué puede hacer un programador en una oficina que no pueda hacer en su casa? Contrario a la idea generalizada, la comodidad no es sinónimo de vagancia sino de trabajadores que quieren su trabajo y se sienten plenos realizando sus labores.
Pero ahora bien, una cosa es trabajar desde casa y otra muy distinta es la falta de prolijidad. Estar lo más cómodo escribiendo, programando o haciendo cuentas en tu sala no significa que tengás que atender la reunión de zoom en pijama. Ojo, no decimos que no haya organizaciones en las que esto no funcione, pero algo de prolijidad es recomendable, sobre todo cuando lidias con gente de otras empresas que puede no ser tan “relajada”.
La prolijidad en estos casos se puede manifestar con una correcta planificación del entorno virtual de la reunión. Si querés demostrar orden, incluso desde la distancia, te recomendamos que realices un par de acciones.
Consejos para Armar Salas para Reuniones Virtuales
1. Conseguir un buen micrófono y un codec de audio que se ajuste a tu computadora.
El sistema de audio de tu PC probablemente no sea el mejor. Los micrófonos de calidad ocupan espacio, aunque cada vez menos, y en las laptops y computadoras más pequeñas este espacio se le tiene que dar a otros sistemas. Pero más allá de eso, los sistemas de audio que vienen preinstalados en tu compu no suelen procesar el audio correctamente.
Un micrófono externo relativamente bueno no es muy costoso y un códec de audio se puede descargar en muchos casos gratuitamente. Honestamente, desde Visión Tecnológica consideramos que esto es lo más importante para que una reunión fluya bien. Un mal códec de audio puede facilitar la interferencia de la reunión, pues la gran mayoría de programas para reuniones virtuales vienen con sistemas que se encargan de detectar la voz.
Si esto opera mal, la reunión puede colapsar. Para armar salas para reuniones no podés esperar que todo dependa de lo visual. Esto no es lenguaje de señas. Además, las otras personas no podrán entenderte. Es preferible que te veas mal a que no se entienda nada de lo que se debe discutir.
2. Busca el programa que mejor se ajuste a tu sistema operativo y al tipo de reuniones que vas a tener.
Poder armar salas para reuniones que sean buenas va a depender mucho de tu sistema operativo. No todos los programas de reuniones son iguales. Seguramente ya tuviste problemas con alguno y decidiste mandarlo al carajo. La cuestión es que, al menos en sus versiones gratuitas, cada programa se ajusta a unas funciones mejores que a otras.
Zoom ha demostrado ser mejor en MAC, mientras que Meet, por obvias razones, opera mejor en Windows. Al mismo tiempo, programas como Skype son útiles si se quieren compartir datos, hacer presentaciones o pasar archivos pesados. Nuestros especialistas saben identificar los sistemas de trabajo virtual que más se ajustan a tus necesidades.
Incluso Discord tiene muchas utilidades, pues en él se puede trabajar con cientos de personas a la vez (con solo uno compartiendo imagen usualmente), contrario a los otros programas en donde más de veinte o treinta ya empiezan a generar problemas, pero que se aguantan el uso de cámaras.
Dependiendo de tus necesidades, requerimientos técnicos y presupuesto va a haber un programa que se ajuste a vos y a tu negocio. Es cuestión de buscarlo y ver cómo funciona. Hoy en día existen infinidad de sistemas de trabajo virtual que no ocupan demasiada memoria y que permiten armar salas para reuniones gratis o a muy bajo precio.
3. Que la persona con mejor conexión a internet sea la encargada de armar salas para reuniones
Así seas vos el que en teoría va a liderar la reunión, si tu internet no es el mejor entonces te conviene que alguien que tenga una conexión 5G sea quien cree la reunión. Por más que las conexiones sean distintas, la matriz gira alrededor del administrador o el maestro, como se prefiera decirlo.
Obviamente, siempre hay que tratar de mejorar tus redes, pero mientras eso ocurre y querrás tener reuniones seguras, que sea host el que mejor internet tenga.
Sistemas de Trabajo Virtual y Digital de Visión Tecnológica
En Visión Tecnológica asesoramos a empresas en el área informática e instalamos sistemas para proteger, administrar y trabajar virtualmente. Proveemos equipos de última generación, nos encargamos de su mantenimiento y entregamos actualizaciones de softwares y computadoras de carácter periódico y preventivo.
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